Deelnemersvergadering 2024-6-27

Deelnemersvergadering 2024-6-27
Naam	Deelnemersvergadering 2024-06-27
Start datum	27-06-2024 20:00
Locatie	Space + online

Het is weer tijd voor de jaarlijkse deelnemersvergadering! We houden deze op de space, en zorgen dat het ook via Jitsi te volgen is.

Jitsi

Als het niet mogelijk is om op de space aanwezig te zijn, dan kun je de vergadering via Jitsi bijwonen. Jitsi is een open-source videoconferentie platform voor in de browser.

Voorlopige link: https://meet.hack42.nl/hackalot

Als je haperend beeld of slechte audio hebt kun je in de balk onderaan onderaan bij de drie puntjes de videokwaliteit wijzigen (Performance settings).

Agenda

Jaaroverzichten

• Deelnemersstand en financiën: redlizard
• Bestuursaangelegenheden en onderwerpen: Xesxen
• Changelog van de space / Activiteiten: Boekenwuurm

Toekomst

• Afgelopen verhuizing + toekomst: Boekenwuurm

Vragenronde / Q&A

• Wvttk

Notulen

2024-06-27 Minutes of meeting Hackalot

Welcome

Weer een jaar verder weer een andere locatie. We hebben een vragen ronde aan het einde.

Deelnemers stand

Deelnemers 1 mei 2023: 38 Inschrijvingen: 10 Uitschrijvingen: 6 Deelnemers 1 juni 2024: 44

Meer uitschrijvingen dan normal wegens einde corona tijdperk en verhuizing.

Financien

Saldo 1 mei 2023: 7182.82 Inkomsten: 17681.65 Uitgaven: 18380.72 Resultaat: -699.07 Saldo 1 juni 2024

Nog niet alles verwerkt Niet gegroeid

Contributie gestegen Bar inkomsten gelijk Donaties gedaalt

Uitgaven gestegen door de huur en de andere vaste laste ook hoger door algehele inflatie.

non vaste laste worden ongeveer betaald door de barverkoop

- Hogere koste nieuwe ruimte - Situatie betaalbaar door extra space - Nerro vrij precies nul - Niet genoeg inkomsten door uitbreiding - Gezonde reserves

Financien toekomst

- Gestegen kosten - We kunnen de locatie betalen maar weinig investeren. - Nieuwe inkomste nodig -- Contributie verhoging (coulance regeling indien mensen dit niet kunnen betalen) -- Extra inkomsten 200 per maand

Vragen Financien

Is het mogelijk om per maand bij te dragen?

• Alles is bespreekbaar.

De extra contributie komt neer op 250Eur per maand, waar willen jullie dit aan uitgeven?

• Geen concrete plannen
• Er zijn bepaalde wensen voor apperatuur voor de space
• De huur van panden is waarschijnlijk hoger vanaf de volgende locatie.
• Dit is noodzakelijk om financeel gezond te blijfen als space.

Zijn er online vragen?

• geen vragen op Jitsi

Bestuurs aangelegenheden

De volgende dingen zijn besproken door het bestuur:

• Zoektocht naar space 4
• Evaluatie onderlinge communicatie
• Subsidie en bekendheid bij de gemeente
• 1 keer per 2 weken ipv 1 keer per maand
• Vertrek Kartoffel uit bestuur
• Migratie mailing lijst naar IFCAT
• Contributie verhoging
• UBO formulier (aangeven wie verantwoordelijk zijn voor de stichting en waar het geld naar toe gaat)
• Langertermijnsvisie (momenteel nog in progress)

Financieel:

• Changelog bestuursuitgaven
• Belastingaangifte voor SBBI status
• Facturatie VPS (gebouwbeheer)
• Donatie PixelBar
• Kilometervergoeding autoritten t.b.v. space

Vraag: is het mogelijk ANBI status te krijgen?

• Lastig maar blijkbaar heeft awesomespace dit

Inkomende mail

• Donatie oudere electronica/computer spullen
• Donatie draaibank, frees, kolomboor etc (helaas niks geworden)
• Uitschrijvingen
• Vaatwasser

Space

• Statiegeld: verzamelen en heffen
• Extra stoelen
• Schoonhouden v.d. ruimtes
• Matepocalypse November 2023
• Matepocalypse April~Juni
• Opzegging huurcontract space 3
• Nieuw contract Space 4 (keuze uit meerdere locaties)
• Buurtkrantje (Binnen kort een stukje tekst indienen)
• Flyers (flyers moeten vernieuwd worden met nieuwe locatie)

Space 3: Best een lijst maar minder interessant door verhuizing

Space 4:

• Verhuzing
• Internet
• Nieuwe stoelen
• Extra opslag
• doorduino
• Elektra
• Stroombesparing
• Vervangen server
• Blindering ramen
• Schoonhouden space
• Lekkage keuken (door de verhuurder opgelost)
• Afvalverwerking (geregeld door VPS gebouwbeheer)
• Buitenonderhoud (Buiten gesnoeid)
• Druk verwarming (drukverlies over tijd, waarschijnlijk kruipruimte)
• Thermostaat knoppen (verwarming hebben nu digitale thermostaatknoppen)
• Schade pand (er zijn bakstenen weg gehaald dit is gemeld bij de verhuurder)

Evenementen

Basisbeveling pizza sessie lasercutter workshop openings feest space 3 makerfair + potluck Glow (glowalot) Dia-avond (met memorabele dia) 37C3 aanwezig met banner Zeefdruk workshop Led blob brei workshop Hacking inside avond Verhuizing (aantal weken) Tuinier ronde (snoeien) Onderdeel geworden van makerswiel, een samenwerkingsverband tussen andere vrijwilligers tech organisaties in eindhoven

Lekker veel interactie

Gebeurtenisen

Dingen door deelnemers:

• HolyMate (op tap!)
• Zandstaal machine (binnenkort workshop)
• CO2 tux
• Extra decoratie
• Flux aangevuld
• TV
• HackalotFM

Bedankt voor het helpen verbeteren van de space. Zijn er dingen aan vervanging toe stuur dan een email dan kijkt de space naar een bijdrage. Ideeën zijn altijd welkom dus please stuur een mail baar bestuur@hackalot.nl.

Dingen door het bestuur:

• Hebben naar de sloten moeten kijken
• hebben de back-up batterij van de doorduino moeten vervangen
• raamfolie
• Tafels
• Stoelen
• lampen in de werkplaats
• nieuwe opslag
• statiegeld kliko
• Kookplaatje
• pannen
• koelkast
• rijstkoker
• Vinyl snijder vervangen
• nieuwe precisie schroevendraaier
• Tufting gun
• verstekzaag
• gehoor bescherming goede kwaltijd

Kandidaat nieuw bestuur: Iron / Julius 2 dagen per week op de space te vinden eerst geen tijd maar tegenwoordig wel.

Wel problemen oplossen maar geen tijd voor het bestuur: Okarin & Iron

We zijn een stichting dus we hoeven hier niet over te stemmen. Er is nog ruimte voor een 5de bestuurslid en je mag ook altijd helpen zonder in het bestuur te zitten

Toekomst

We zijn verhuist het is nog steeds anti kraak, het is eigendom van een project ontwikkelaar we denken hier nog een jaar of anderhalf jaar te zitten. We hoeven niet acuut naar een andere locatie

We blijven actief zoeken naar een andere locaties en houden de relaties warm en houden onze ogen open.

De kans dat we iets vinden wat beter is dan wat we nu hebben is vrij klein maar als we iets vinden wat we langetermijn betaalbaar kunnen huren staan we daar voor open. We hebben een subsidie aanvraag lopen bij de gemeente om daar ook een relatie band op te bouwen.

Er staan workshops en evenementen gepland.

Vragen ronde

Geen vragen.