Deelnemersvergadering 2024-6-27

Deelnemersvergadering 2024-6-27
Naam	Deelnemersvergadering 2024-06-27
Start datum	27-06-2024 20:00
Locatie	Space + online

Het is weer tijd voor de jaarlijkse deelnemersvergadering! We houden deze op de space, en zorgen dat het ook via Jitsi te volgen is.

Jitsi

Als het niet mogelijk is om op de space aanwezig te zijn, dan kun je de vergadering via Jitsi bijwonen. Jitsi is een open-source videoconferentie platform voor in de browser.

Voorlopige link: https://meet.hack42.nl/hackalot

Als je haperend beeld of slechte audio hebt kun je in de balk onderaan onderaan bij de drie puntjes de videokwaliteit wijzigen (Performance settings).

Agenda

Jaaroverzichten

Deelnemersstand en financiën: redlizard
Bestuursaangelegenheden en onderwerpen: Xesxen
Changelog van de space / Activiteiten: Boekenwuurm

Toekomst

Afgelopen verhuizing + toekomst: Boekenwuurm

Vragenronde / Q&A

Wvttk

Notulen

2024-06-27 Minutes of meeting Hackalot

Welcome

Weer een jaar verder weer een andere locatie. We hebben een vragen ronde aan het einde.

Deelnemers stand

Deelnemers 1 mei 2023: 38 Inschrijvingen: 10 Uitschrijvingen: 6 Deelnemers 1 juni 2024: 44

Meer uitschrijvingen dan normal wegens einde corona tijdperk en verhuizing.

Financien

Saldo 1 mei 2023: 7182.82 Inkomsten: 17681.65 Uitgaven: 18380.72 Resultaat: -699.07 Saldo 1 juni 2024

Nog niet alles verwerkt Niet gegroeid

Contributie gestegen Bar inkomsten gelijk Donaties gedaalt

Uitgaven gestegen door de huur en de andere vaste laste ook hoger door algehele inflatie.

non vaste laste worden ongeveer betaald door de barverkoop

Hogere koste nieuwe ruimte
Situatie betaalbaar door extra space
Nerro vrij precies nul
Niet genoeg inkomsten door uitbreiding
Gezonde reserves

Financien toekomst

Gestegen kosten
We kunnen de locatie betalen maar weinig investeren.
Nieuwe inkomste nodig
- Contributie verhoging (coulance regeling indien mensen dit niet kunnen betalen)
- Extra inkomsten 200 per maand

Vragen Financien

Is het mogelijk om per maand bij te dragen?

Alles is bespreekbaar.

De extra contributie komt neer op 250Eur per maand, waar willen jullie dit aan uitgeven?

Geen concrete plannen
Er zijn bepaalde wensen voor apperatuur voor de space
De huur van panden is waarschijnlijk hoger vanaf de volgende locatie.
Dit is noodzakelijk om financeel gezond te blijfen als space.

Zijn er online vragen?

geen vragen op Jitsi

Bestuurs aangelegenheden

De volgende dingen zijn besproken door het bestuur:

Zoektocht naar space 4
Evaluatie onderlinge communicatie
Subsidie en bekendheid bij de gemeente
1 keer per 2 weken ipv 1 keer per maand
Vertrek Kartoffel uit bestuur
Migratie mailing lijst naar IFCAT
Contributie verhoging
UBO formulier (aangeven wie verantwoordelijk zijn voor de stichting en waar het geld naar toe gaat)
Langertermijnsvisie (momenteel nog in progress)

Financieel:

Changelog bestuursuitgaven
Belastingaangifte voor SBBI status
Facturatie VPS (gebouwbeheer)
Donatie PixelBar
Kilometervergoeding autoritten t.b.v. space

Vraag: is het mogelijk ANBI status te krijgen?

Lastig maar blijkbaar heeft awesomespace dit

Inkomende mail

Donatie oudere electronica/computer spullen
Donatie draaibank, frees, kolomboor etc (helaas niks geworden)
Uitschrijvingen
Vaatwasser

Space

Statiegeld: verzamelen en heffen
Extra stoelen
Schoonhouden v.d. ruimtes
Matepocalypse November 2023
Matepocalypse April~Juni
Opzegging huurcontract space 3
Nieuw contract Space 4 (keuze uit meerdere locaties)
Buurtkrantje (Binnen kort een stukje tekst indienen)
Flyers (flyers moeten vernieuwd worden met nieuwe locatie)

Space 3: Best een lijst maar minder interessant door verhuizing

Space 4:

Verhuzing
Internet
Nieuwe stoelen
Extra opslag
doorduino
Elektra
Stroombesparing
Vervangen server
Blindering ramen
Schoonhouden space
Lekkage keuken (door de verhuurder opgelost)
Afvalverwerking (geregeld door VPS gebouwbeheer)
Buitenonderhoud (Buiten gesnoeid)
Druk verwarming (drukverlies over tijd, waarschijnlijk kruipruimte)
Thermostaat knoppen (verwarming hebben nu digitale thermostaatknoppen)
Schade pand (er zijn bakstenen weg gehaald dit is gemeld bij de verhuurder)

Evenementen

Basisbeveling pizza sessie lasercutter workshop openings feest space 3 makerfair + potluck Glow (glowalot) Dia-avond (met memorabele dia) 37C3 aanwezig met banner Zeefdruk workshop Led blob brei workshop Hacking insight avond Verhuizing (aantal weken) Tuinier ronde (snoeien) Onderdeel geworden van makerswiel, een samenwerkingsverband tussen andere vrijwilligers tech organisaties in eindhoven

Lekker veel interactie

Gebeurtenisen

Dingen door deelnemers:

HolyMate (op tap!)
Zandstaal machine (binnenkort workshop)
CO2 tux
Extra decoratie
Flux aangevuld
TV
HackalotFM

Bedankt voor het helpen verbeteren van de space. Zijn er dingen aan vervanging toe stuur dan een email dan kijkt de space naar een bijdrage. Ideeën zijn altijd welkom dus please stuur een mail baar bestuur@hackalot.nl.

Dingen door het bestuur:

Hebben naar de sloten moeten kijken
hebben de back-up batterij van de doorduino moeten vervangen
raamfolie
Tafels
Stoelen
lampen in de werkplaats
nieuwe opslag
statiegeld kliko
Kookplaatje
pannen
koelkast
rijstkoker
Vinyl snijder vervangen
nieuwe precisie schroevendraaier
Tufting gun
verstekzaag
gehoor bescherming goede kwaltijd

Kandidaat nieuw bestuur: Iron / Julius 2 dagen per week op de space te vinden eerst geen tijd maar tegenwoordig wel.

Wel problemen oplossen maar geen tijd voor het bestuur: Okarin & Iron

We zijn een stichting dus we hoeven hier niet over te stemmen. Er is nog ruimte voor een 5de bestuurslid en je mag ook altijd helpen zonder in het bestuur te zitten

Toekomst

We zijn verhuist het is nog steeds anti kraak, het is eigendom van een project ontwikkelaar we denken hier nog een jaar of anderhalf jaar te zitten. We hoeven niet acuut naar een andere locatie

We blijven actief zoeken naar een andere locaties en houden de relaties warm en houden onze ogen open.

De kans dat we iets vinden wat beter is dan wat we nu hebben is vrij klein maar als we iets vinden wat we langetermijn betaalbaar kunnen huren staan we daar voor open. We hebben een subsidie aanvraag lopen bij de gemeente om daar ook een relatie band op te bouwen.

Er staan workshops en evenementen gepland.

Vragen ronde

Geen vragen.