Deelnemersvergadering 2019-05-16

Deelnemersvergadering Hackalot 2019-05-16 Aanwezig: 9 deelnemers

Jaaroverzichten

Deeelnemers

Hackalot heeft 30 deelnemers ingeschreven en na uitschrijvingen zijn daar nu 25 van over. Samen betalen zij 22 "25-euro-equivalenten".

Activiteit

Op een gemiddelde spacedag zijn er 5 mensen aanwezig. We krijgen best veel bezoekers, vooral op donderdag.

We hebben diverse activiteiten gehad. Het drukste was Hack42 on Tour.

Toekomstige evenementen:

   - Openingsfeest met BBQ
   - Workshop glassnijpen
   - Ontwerpen voor vinyl- en lasersnijder

Vraag: krijg je een reminder als je nieuwe betaaltermijn (bijv. als je per jaar betaalt) begint? Antwoord: vooralsnog sturen we pas reminders als je te laat bent. De meeste deelnemers betalen automatisch per maand.

Bestuursonderwerpen

Het bestuur komt in principe eens per maand bij elkaar voor overleg.

Dit zijn de onderwerpen die het bestuur heeft besproken:

(COPY/PASTE HIER)

Financiën

Periodiek:

Maandelijks komt er gemiddeld 540 € aan contributie binnen en 80 € aan winst uit de drinken en snacks. De grootste kostenpost is met 392 € de huur, de overige terugkerende kosten komen op ca. 73 €. Het maandelijkse overschot van ca. 100 € wordt o.a. ingezet voor het kopen van speelgoed (gereedschap).

Uitgaven:

   Inrichting                 1050
   Deursysteem en sleutels     720
   Gereedschap                 500

Huidig saldo:                  2985

Reserveringen:
   Achterstallige huur        1100
   Calamiteiten               1000
   Buffer                      500
                         ---------   -/-

Beschikbaar: 385

De achterstallige huur is omdat we dit over een tijdje met terugwerkende kracht moeten betalen. Door overnameperikelen is er momenteel geen manier om huur te betalen.

Vraag: wat kost het als we moeten verhuizen maar geen plek hebben om naartoe te gaan? Antwoord: dat soort noodoplossingen hebben we nog niet onderzocht.

Changelog van de space

(Niek geeft een opsomming van letterlijk alles wat in de ruimte aanwezig is, en alle infra, want alles is nieuw.)

(COPY/PASTE HIER)

Toekomst

Toekomst van het pand

We zitten hier nu 6 a 7 maanden. Het is tijdelijke verhuur en de einddatum is bekend. We hebben nog 5 maanden: 1 oktober moeten we de ruimte opleveren. Grote investeringen in de huidige locatie gaan we daarom niet meer doen, maar we blijven wel de space verbeteren.

Er zijn diverse opties, onder andere via het atelierbeleid van de gemeente dat al 1 optie heeft opgeleverd.

We zijn dus concreet op zoek naar een nieuwe ruimte! Tips zijn welkom bij het bestuur: het absolute maximum wat we zonder opofferingen kunnen betalen per maand is 480 €, dus dat komt op ca. 400 € excl. BTW. Echter, als je iets vindt voor 500 of 600 €, meld het dan ook. Misschien kunnen we onderhandelen of een groeiplan afspreken.

Degene met de gouden tip wordt beloond met een jaar gratis deelnemerschap.

Infrateam

Er is een infrateam opgericht, met daarin bestuurders en deelnemers: ]V[, Xesxen en bef0re. Het infrateam regelt de core space infra en faciliteert spacebrede projecten.

We willen in de toekomst de mogelijkheid bieden voor tijdelijke VM's.

Het infrateam beheert geen zaken waar vertrouwelijk mee omgegaan moet worden.

Vraag: hoe kom je in het infrateam? Antwoord: het infrateam en het bestuur moeten hun goedkeuring verlenen; we willen de leden van dit team kennen en vertrouwen voordat we toegang verlenen

Vraag: welke infra valt momenteel in de categorie die te vertrouwelijk is voor het infrateam? Antwoord: gedeelde bestanden van het bestuur, deelnemersadministratie. Het infrateam doet WEL de doorduino's aangezien daar alleen nicknames en secrets in staan.

Barprijzen

De prijzen van de snacks zijn aan de hoge kant. De prijzen zijn conservatief gekozen om het financiele risico te beperken en om een buffer te kunnen opbouwen.

Het is waarschijnlijk niet meer strikt noodzakelijk om de hoge marges te rekenen.

Wat vindt men ervan?

   - Een deelnemer vindt sommige dingen aan de hoge kant, andere goedkoop
   - Een deelnemer merkt op dat ie de neiging heeft de goedkopere dingen te kopen
   - Twee deelnemers geeft aan dat ze de prijzen niet als belemmering ervaren maar dat ze sowieso weinig behoefte aan de snacks hebben

Openingsfeest

We hebben nog steeds geen openingsfeestje gehouden. Het is mooi weer, dus BBQ!

Het feest is gepland voor zaterdag 1 juni. Aanmelding voor de bbq (8 €) via de wiki.

Wie wil helpen met de organisatie kan zich melden bij bef0re.

Vragenronde / Q&A

Deelnemerschap is maandelijks opzegbaar. Geeft dat niet te veel onzekerheid?

Een langere termijn heeft ook nadelen. De beste manier om meer zekerheid te krijgen, is meer deelnemers werven.

Niek wil graag weer eens een voorstelrondje doen.

Diverse deelnemers stellen zich voor.

Hoe goed zijn hackalotdeelnemers in het betalen van hun contributie?

In het algemeen vrij goed, met enkele uitzonderingen.

Kan de space ook automatische incasso's doen?

Het is gedoe waar we geen ervaring mee hebben en wat we nog niet hebben uitgezocht. Op dit moment kunnen we geen automatische incasso doen, misschien later wel.

Is Hackalot een vereniging?

Hackalot is een stichting en heeft deelnemers in plaats van leden.

Kun je ook dingen in bruikleen geven in plaats van doneren? Ik heb wat dingen waar je alles mee mag doen, maar als de space 't niet meer wil hebben wil ik het graag terug.

Ja, dat kan! Plak er een duidelijke eigendomssticker op. Het is wel op eigen risico.

In Augustus of September komt er een Maker Faire in Eindhoven. Dat is voor een iets ander publiek maar er is overlap. Is het zinnig om daar namens Hackalot een tafel te hebben?

Ja! We gaan tegen die tijd wel mensen mobiliseren daarvoor.

Is iedereen tevreden met de space?

Jaaaaaaa!